Obrigações mensais do Departamento Pessoal: calendário completo e prazos

O Departamento Pessoal é uma das áreas com maior densidade de obrigações legais dentro de uma empresa. Mês a mês, um conjunto fixo de entregas precisa ser feito dentro dos prazos corretamente.

Este guia reúne as principais obrigações mensais do DP, os prazos de cada uma, a base legal e o que acontece quando os prazos não são cumpridos. Boa leitura!

Folha de pagamento

Folha de pagamento é o processamento mensal da remuneração de todos os colaboradores, incluindo salário, adicionais, horas extras, descontos e encargos.

• Prazo: o pagamento deve ser realizado até o 5° dia útil do mês seguinte ao de competência, conforme o artigo 459 da CLT (o sábado é considerado dia útil para fins de contagem). Convenções coletivas podem estabelecer prazos diferentes — sempre verifique o que prevê a CCT da categoria.

• Base legal: Art. 459 da CLT.

O que envolve:

• Apuração do ponto eletrônico e cálculo de horas trabalhadas;
• Cálculo de horas extras, adicional noturno e outros adicionais habituais;
• Apuração de faltas, atrasos e afastamentos;
• Cálculo e desconto de INSS e IRRF na fonte;
• Desconto de vale-transporte e outros benefícios com desconto em folha;
• Geração do holerite para cada colaborador.

Atenção: o atraso no pagamento da folha pode gerar multa de um salário mínimo por colaborador prejudicado, além de juros, correção monetária e ação trabalhista individual.

FGTS

FGTS é o recolhimento mensal do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, equivalente a 8% da remuneração bruta de cada colaborador (ou 2% para jovens aprendizes).

• Prazo: até o dia 20 do mês seguinte ao de competência. Quando o dia 20 cai em sábado, domingo ou feriado, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.
• Base legal: Lei nº 8.036/1990.

O recolhimento do FGTS é feito integralmente via FGTS Digital, gerando a guia de recolhimento a partir dos dados transmitidos ao eSocial (o sistema SEFIP/GFIP foi descontinuado para a rotina mensal de recolhimento).

Caso seja descumprido, a empresa deve pagar multa de 10% sobre o valor do FGTS não recolhido, correção monetária, juros e, em caso de reincidência, multa de até 100% do valor. O colaborador prejudicado pode requerer o valor judicialmente.

eSocial

eSocial é a plataforma do governo federal que centraliza o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas.

Caso seja descumprido, a empresa arca com multas que variam de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 por evento não enviado ou enviado com informações incorretas, conforme as regras da Receita Federal e do Ministério do Trabalho.

DCTFWeb

DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. É gerada automaticamente a partir dos eventos enviados ao eSocial/EFD-Reinf e usada para a geração da guia de recolhimento das contribuições previdenciárias.

• Prazo: a DCTFWeb deve ser transmitida e as guias pagas até o dia 20 do mês seguinte ao de competência (antecipado para o dia útil imediatamente anterior se cair em fim de semana ou feriado).

• Base legal: Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021.

O que engloba:

• Contribuição previdenciária patronal (CPP) — 20% sobre a folha de salários para a maioria das empresas;
• GILRAT — contribuição destinada ao financiamento dos benefícios decorrentes de acidentes de trabalho;
• Contribuições para terceiros (Sistema S: SENAI, SESI, SESC, SEBRAE, entre outros).

Apuração e recolhimento do IRRF

O IRRF é o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte sobre os rendimentos dos colaboradores, calculado conforme a tabela progressiva do IR.

• Prazo: o IRRF retido sobre rendimentos do trabalho é recolhido via DCTFWeb/DARF até o dia 20 do mês seguinte ao de competência (antecipado para o dia útil anterior caso caia em dia não útil).
• Base legal: Lei nº 7.713/1988 e Regulamento do Imposto de Renda (RIR).

Atenção: o IRRF do 13° salário tem prazo de recolhimento diferenciado, devendo ser recolhido até o dia 20 do mês de janeiro do ano subsequente.

Vale-transporte

O vale-transporte é o benefício legal que custeia o deslocamento do colaborador entre a residência e o trabalho, no transporte coletivo.

• Prazo: deve ser fornecido antecipadamente para garantir o deslocamento do colaborador no início do mês de trabalho.
• Base legal: Lei nº 7.418/1985 e Decreto nº 10.854/2021.
• Desconto em folha: o colaborador contribui com até 6% do seu salário-base para custeio do vale-transporte. O excedente é custeado pela empresa.

O não fornecimento do vale-transporte pode gerar ação trabalhista individual com pedido de reembolso dos valores não pagos, além de autuação fiscal.

Controle de ponto

Controle de ponto é o registro diário da jornada de trabalho de cada colaborador, contemplando entradas, saídas, intervalos e horas extras.

• Prazo: o controle de ponto é contínuo. O fechamento do ponto para fins de folha deve acontecer dentro da rotina interna que permita o processamento da folha até o 5° dia útil do mês seguinte.
• Base legal: Art. 74 da CLT e Portaria MTP nº 671/2021 (que regulamenta o registro eletrônico de ponto).

Atenção: empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a manter o controle de ponto (manual, mecânico ou eletrônico).

Férias

O controle de férias é o acompanhamento do período aquisitivo de férias de cada colaborador e o pagamento no prazo correto quando as férias são concedidas.

• Prazo de pagamento: as férias devem ser pagas até 2 dias úteis antes do início do período de descanso, conforme o artigo 145 da CLT.

• Comunicação antecipada: o colaborador deve ser avisado sobre o período de férias com pelo menos 30 dias de antecedência, por escrito.
• Base legal: Arts. 129 a 153 da CLT.

Férias não concedidas dentro do período concessivo (até 12 meses após o fim do período aquisitivo) geram pagamento em dobro.

Informações de Admissão e Desligamento (Antigo CAGED)

Desde 2020, o registro de admissões e desligamentos de empresas privadas é transmitido diretamente via eSocial, já que o CAGED foi totalmente substituído.

Confira os prazos para enviar as informações no eSocial:

• Admissão (S-2200 ou S-2190): deve ser informada até 1 dia antes do início das atividades do colaborador.
• Desligamento (S-2299): deve ser enviado em até 10 dias corridos a contar da data da rescisão contratual.

Checklist mensal do Departamento Pessoal

Obrigações periódicas que o DP também precisa acompanhar

13° salário

• 1ª parcela: entre 1º de fevereiro e 30 de novembro.
• 2ª parcela: até 20 de dezembro (com antecipação para o dia útil anterior se cair em dia não útil).

Saiba mais sobre o pagamento do 13º salário aqui.

Férias coletivas

• Comunicação ao colaborador: pelo menos 15 dias de antecedência.
• Comunicação ao MTE e Sindicato: pelo menos 15 dias de antecedência.

Exames médicos ocupacionais (ASO)

Os exames médicos ocupacionais (ASO) são realizados conforme a periodicidade prevista no PCMSO da empresa, seguindo as diretrizes da NR-7.

RAIS e DIRF: ainda existe?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto de Renda Retido (DIRF) foram substituídas integralmente pelos eventos periódicos de folha no eSocial e da EFD-Reinf para todas as empresas privadas.

Erros que o DP precisa evitar

Atraso no pagamento da folha: Qualquer atraso pode gerar multa do MTE, juros e ações trabalhistas.

FGTS recolhido com valor incorreto: Erros na base de cálculo (como a não inclusão de adicionais habituais ou comissões) geram inconsistências no FGTS Digital e passivos futuros.

Descumprimento do prazo rescisório (10 dias): Atrasar o pagamento da rescisão ou o envio do evento S-2299 gera a multa do Artigo 477 da CLT equivalente a um salário do colaborador.

Férias vencidas: Deixar o colaborador completar dois períodos aquisitivos sem gozar o descanso gera a obrigação legal de pagamento em dobro do período.

Conclusão

O Departamento Pessoal é uma área regida rigorosamente pelo calendário. Prazos perdidos têm consequências financeiras diretas que impactam o caixa da empresa.

Manter um cronograma mensal atualizado, integrado às exigências do eSocial e do FGTS Digital, é o que garante a conformidade da empresa e evita passivos trabalhistas desnecessários.

FAQ

Qual é o prazo para pagamento da folha de salários?

Até o 5° dia útil do mês seguinte ao de competência, conforme o artigo 459 da CLT. Para essa contagem, o sábado é considerado dia útil.

Quando deve ser recolhido o FGTS?

Até o dia 20 do mês seguinte ao de competência via FGTS Digital. Quando o dia 20 cair em final de semana ou feriado, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

O eSocial substituiu todas as obrigações acessórias do DP?

O eSocial substituiu a maioria das obrigações tradicionais (como CAGED, RAIS, DIRF e GFIP) para a grande maioria das empresas, centralizando os envios de dados no ambiente digital.

O que acontece se a folha for paga com atraso?

A empresa pode ser multada pela fiscalização do trabalho, além de ser obrigada a pagar juros e correção monetária ao empregado, sujeitando-se ainda a ações trabalhistas.

Férias não concedidas no prazo geram alguma consequência?

Sim. Férias não concedidas dentro do período concessivo (12 meses após o término do período aquisitivo) devem ser pagas em dobro, conforme prevê o artigo 137 da CLT.

Qual a diferença entre DCTFWeb e FGTS Digital?

A DCTFWeb unifica o recolhimento das contribuições previdenciárias (INSS patronal e dos empregados, RAT e Terceiros) e IRRF. O FGTS Digital é a plataforma específica para emissão das guias de recolhimento do Fundo de Garantia. Ambos possuem vencimento até o dia 20 do mês subsequente, mas utilizam plataformas e guias distintas.

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